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上海市教育委员会 上海市人力资源和社会保障局关于进一步做好本市户籍往届高校毕业生流动人员人事档案相关工作的通知
沪教委学〔2023〕32号
市学生事务中心，市就业促进中心，各区人力资源和社会保障局：
根据《中共中央组织部、人力资源社会保障部等五部门关于印发〈流动人员人事档案管理服务规定〉的通知》（人社部发〔2021〕112号）和市委组织部、市人力资源社会保障局等六部门《关于进一步加强本市流动人员人事档案管理服务工作的意见》（沪人社力〔2015〕468号）等要求，为进一步做好本市户籍往届高校毕业生流动人员人事档案（以下简称“往届毕业生人事档案”）管理服务工作，有序推动现由市学生事务中心保管的往届毕业生人事档案向本市公共就业服务机构移交工作，现就有关事项通知如下：
一、明确职责分工
按照统筹协调、属地负责、规范管理的原则,明确各级相关部门职责。市学生事务中心负责统筹规划往届毕业生人事档案清理移交工作，做好毕业生信息比对、档案整理及移交等工作。市就业促进中心负责往届毕业生人事档案清理移交工作的业务指导，协调推进档案移交、接收及后续管理服务等工作。各区人力资源和社会保障局在各自职责范围内，指导本区公共就业服务机构做好往届毕业生人事档案接收及后续管理服务等工作。
二、确定移交范围
市学生事务中心当前负责保管的、符合下列条件的往届毕业生人事档案，可按本通知要求规范有序移交至各区公共就业服务机构保管：
（一）户籍归属明确。毕业生本人具有本市户籍，可按属地化管理的原则明确对应的接收区。
（二）个人信息完善。毕业生姓名、身份证号码等个人信息完善。
（三）档案材料完整。毕业生人事档案内反映其学习工作经历、政治面貌、道德品行、专业素养、工作实绩、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的记录材料基本完整。
（四）保管权限清晰。毕业生在本市无就业单位，或其就业单位不具备人事档案保管资质。
（五）法律关系清楚。毕业生本人及家属，与其毕业学校、就业单位及当前档案保管机构等相关利益方，不存在民事诉讼、劳动纠纷等风险。
不符合上述条件的往届毕业生人事档案，仍由市学生事务中心继续保管。
三、做好交接准备
为确保往届毕业生人事档案有序交接，市学生事务中心应对当前保管的人事档案进行整理，切实做好向本市公共就业服务机构移交的准备工作。
（一）编制人员清单。对于人事档案符合移交条件的往届毕业生，按其户籍所在区划分，以区为单位分别编制《上海市往届高校毕业生流动人员人事档案移交清单》（附件1），做到一区一册，档案名册与案卷目录一一对应，详细记载人事档案移交人员的姓名、身份证号码、户籍地址、档案卷数、档案材料页数以及档案转出、接收单位经办人员等信息，并签字盖章后作为档案交接凭证。
（二）编制档案清单。往届毕业生的人事档案，应根据档案材料的内容，制作《上海市往届高校毕业生人事档案材料清单》（附件2），做到一人一表，材料清单填写完整并签字盖章后，存放于个人档案内。
（三）规范整理档案。全面梳理往届毕业生人事档案，对原有保管过程中存在补建、遗损等问题的档案作出相关情况说明，确保移交的档案能够真实体现档案的历史延续性。档案案卷应按有关规定装入档案袋，案卷封面及档案袋上的姓名、身份证号码等项目应填写完整、准确，不得涂改。案卷封面应做到卷皮纸质良好，若案卷封面、档案袋破损严重或有涂改，应予以更换。
（四）确保档案安全。往届毕业生人事档案移交前，应对档案的保管保护状况开展全面清理和防疫消杀，发现虫害、霉变、破损等问题立即采取消杀、灭菌、修裱等措施，确保档案实体安全。
四、规范交接流程
（一）统筹规划协调。市学生事务中心、市就业促进中心以及各区人力资源社会保障部门应明确专人负责，加强沟通协调，结合各区公共就业服务机构人员配置、库房容量等情况，共同制定往届毕业生人事档案移交时间表，确保档案移交工作平稳有序推进。
（二）稳妥有序推进。市学生事务中心应按事先商定的工作计划，向各区公共就业服务机构移交往届毕业生人事档案原件，并保持与档案接收单位的沟通联系，及时做好补建、遗损档案的处理工作。
（三）做好告知工作。市学生事务中心充分利用微信公众号等平台发布毕业生人事档案移交工作信息，积极做好政策解释、咨询沟通和信息公告等工作，方便毕业生及时查询了解本人人事档案移交、保管等情况。学生可通过市学生事务中心微信公众号（服务大厅-档案查询栏目）直接查询档案去向。
（四）共同化解矛盾。往届毕业生人事档案集中移交工作完成后，市学生事务中心、市就业促进中心以及各区公共就业服务机构应积极做好人事档案管理服务工作，共同化解涉及往届毕业生人事档案移交方面的投诉、信访等矛盾纠纷，不断提升管理服务水平和效能。
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